تنخواه گردان حسابداري چيست ؟
تنخواه گردان حسابداري مفهومي اساسي در مديريت مالي و حسابداري سازمان ها است كه براي تسهيل پرداخت هاي جزئي و روزانه طراحي شده است. اين سيستم به شركت ها در پردازش هزينه هاي كوچك به سرعت و با حداقل پيچيدگي كمك مي كند. اساساً تنخواه گردان حسابداري به شخصي اطلاق مي‌شود كه مقدار مشخصي وجه نقد را براي خريد و پرداخت‌هاي لازم در اختيار دارد و موظف است مدارك مربوط به اين هزينه‌ها را با رعايت مقررات مالي به امور حسابداري ارائه كند. هدف اوليه از ايجاد يك حساب تنخواه گردان، كاهش حجم عمليات حسابداري و تسريع در فرآيند پرداخت هزينه ها است. با به كارگيري اين روش، سازمان ها مي توانند به راحتي نيازهاي روزانه خود را برآورده كنند و در عين حال نظارت دقيقي بر هزينه هاي خود داشته باشند. در اين مقاله عميق تر به مفهوم تنخواه گردان ، انواع مختلف آن، مسئوليت هاي تنخواه دار و مزاياي استفاده از اين سيستم مي پردازيم.
مطالعه بيشتر : مميزي در حسابداري چيست؟
تنخواه چيست؟
تنخواه به مجموع پول نقدي اطلاق مي شود كه توسط بخش مالي يك سازمان به كارمندان يا افراد خاصي به منظور تسويه هزينه هاي جزئي و روزمره تخصيص داده مي شود. اين مبلغ معمولاً براي خريد لوازم اداري، پوشش هزينه هاي جزئي مانند كرايه تاكسي و تهيه مواد مصرفي استفاده مي شود. فردي كه مسئوليت مديريت اين وجوه را بر عهده دارد به عنوان حافظ پول تنخواه گردان شناخته مي شود كه وظيفه جمع آوري اسناد مربوط به هزينه ها و ارائه آن به مدير مالي را بر عهده دارد. استفاده از تنخواه به كاهش بار اداري و ساده كردن فرآيندهاي مالي كمك مي كند. در اصل، تنخواه را مي توان به انواع مختلفي از جمله وجوه نقد، چك و كارت تقسيم بندي كرد. هر نوع تنخواه نيازهاي سازماني و روش هاي پرداخت متفاوتي را برآورده مي كند. هدف اوليه استفاده از تنخواه كنترل هزينه ها و تسريع در فرآيند پرداخت بدون نياز به صدور چك يا انجام معاملات پيچيده تر است. با اين حال، براي جلوگيري از سوء استفاده، نظارت دقيق بر هزينه ها و ارائه گزارش هاي منظم ضروري است.
تنخواه دار كيست ؟
تنخواه دار فردي است كه مسئوليت مديريت و استفاده از مقدار مشخصي از وجوه تحت عنوان تنخواه در يك سازمان يا شركت را بر عهده دارد. اين فرد معمولاً از بين كاركنان مورد اعتماد و با تجربه انتخاب مي شود و بايد مهارت هاي لازم براي انجام وظايف مالي و اداري را داشته باشد. تنخواه دار توسط هيئت مديره يا مدير مالي منصوب مي شود و مسئوليت هاي آنها شامل رسيدگي به هزينه هاي جزئي، جمع آوري اسناد و فاكتورها و گزارش به بخش مالي است.
وظايف تنخواه دار را مي توان به دو نوع اصلي دسته بندي كرد: در برخي موارد، آنها مستقيماً كالاها و خدمات را خريداري مي كنند و فاكتورهاي مربوطه را ثبت مي كنند. در موارد ديگر، تنخواره دار صرفاً مسئول پرداخت هزينه است، در حالي كه خريد توسط ديگران انجام مي شود. در هر دو حالت، آنها موظفند كليه اسناد مالي را جمع آوري كرده و گزارش هاي لازم را در پايان دوره مالي به حسابداري ارائه كنند. انتخاب يك تنخواه دار مناسب براي سازمان بسيار مهم است، زيرا آنها نقش كليدي در كنترل هزينه ها و تسهيل فرآيندهاي مالي دارند.
وظايف تنخواه دار
تنخواه گردان حسابداري در يك سازمان داراي مسئوليت هاي متعددي است كه به مديريت و نظارت بر هزينه هاي جزئي و روزانه كمك مي كند. اين مسئوليت ها شامل موارد زير است:
مديريت هزينه ها:
تنخواه دار در قبال پرداخت هزينه هاي جاري و جزئي سازمان پاسخگو است و اطمينان حاصل مي كند كه تمام پرداخت ها مطابق با مقررات مالي انجام مي شود.
جمع آوري اسناد:
او موظف است فاكتورها و رسيدهاي مربوط به خريدها و هزينه ها را جمع آوري و به امور حسابداري ارائه مي كند. اين اسناد بايد به طور دقيق و منظم ثبت شوند.
نظارت بر موجودي:
تنخواه دار بايد پيگيري موجودي حساب را انجام دهد و در صورت لزوم، درخواستي را براي تكميل به بخش مالي ارائه كند.
تهيه گزارش:
مسئول تهيه و ارائه گزارش هاي مالي مربوط به هزينه هاي انجام شده به مديريت و بخش هاي مربوطه مي باشد.
پايبندي به اصول امانت:
تنخواه دار بايد وجوه نقدي را با دقت و يكپارچگي كامل نظارت كند و از پرداخت هزينه‌هاي غيرمرتبط خودداري كند.
اين مسئوليت ها بر اهميت نقش تنخواه دار در كنترل مالي و تسهيل فرآيندهاي پرداخت در سازمان ها تاكيد مي كند.
انواع تنخواه گردان
تنخواه گردان حسابداري به چندين نوع مختلف تقسيم بندي مي شود كه هر كدام براي برآوردن نيازها و سياست هاي داخلي يك سازمان طراحي شده اند. اين دسته بندي ها عبارتند از:
تنخواه گردان ثابت:
در اين رويكرد، مبلغي از پيش تعيين شده به صورت ماهانه يا دوره اي به تنخواه دار اختصاص مي يابد. تنخواه دار موظف است در پايان هر دوره گزارشي با جزييات هزينه ها و صورتحساب ها را به حسابداري ارائه كند و هيچ گونه هزينه اي خارج از اقلام تعيين شده نبايد از اين حساب برداشت شود.
تنخواه گردان متغير:
اين نوع سقف مشخصي را براي هزينه ها تعيين مي كند و تنخواه دار بايد در پايان دوره، رسيدها و اسناد هزينه ها را همراه با مانده موجودي به حسابداري ارائه كند.
تنخواه گردان نقدي:
در اين روش هيچ مبلغ ثابتي به تنخواه دار تعلق نمي گيرد. در عوض، تمام هزينه ها بايد با مدارك و فيش ها ثبت شود و پرداخت ها فقط پس از تاييد انجام مي شود.
تنخواه گردان تعهدي:
در اين نوع، ميزان هزينه هاي انجام شده از اهميت كمي برخوردار است و ارائه يك نسخه از سند براي ثبت هزينه ها كافي است.
اين تنوع در انواع تنخواه گردان به سازمان ها اجازه مي دهد تا مناسب ترين روش را بر اساس نيازهاي خاص خود انتخاب كنند و در نتيجه كنترل بيشتري بر مخارج جزئي ممكن مي سازد.
مراحل ثبت سند تنخواه در حسابداري
فرآيند ثبت تراكنش هاي تنخواه در حسابداري شامل مراحل خاصي است كه به سازمان ها در مديريت موثر هزينه هاي جزئي كمك مي كند. اين مراحل به شرح زير است:
افتتاح حساب تنخواه گردان:
در ابتدا بايد يك حساب تنخواه گردان براي فردي كه مسئول مديريت آن است ايجاد شود. اين فرد بايد شرايط لازم را داشته باشد و هيأت مديره بايد ميزان اوليه تخصيص را تعيين كند.
ثبت هزينه هاي تنخواه گردان:
پس از دريافت پول نقد، هرگونه هزينه پرداخت شده از اين حساب بايد با استفاده از رسيدهاي معتبر ثبت شود. اين رسيدها بايد شامل تاريخ، مبلغ، نام گيرنده و هدف هزينه باشد.
ترميم حساب تنخواه گردان :
در پايان دوره مالي يا زماني كه موجودي تنخواه تا حد مشخصي كاهش مي يابد، ترميم حساب تنخواه ضروري است. اين فرآيند شامل جمع آوري رسيدها و فاكتورها و ارسال آنها به بخش حسابداري براي بررسي و تاييد است.
بستن حساب تنخواه گردان:
پس از اتمام دوره مالي و بررسي مدارك، حساب تنخواه بسته مي شود. در اين مرحله، مانده باقيمانده و هزينه هاي انجام شده بايد با هم هماهنگ شوند و گزارش نهايي به اداره مالي ارائه شود.
نحوه ثبت سند تنخواه در حسابداري
ثبت در نرم افزار حسابداري:
براي ثبت سند تنخواه در نرم افزار حسابداري ابتدا از منوي مربوطه گزينه «ثبت سند» را انتخاب كرده و مشخصات مربوط به هزينه ها را وارد كنيد. سپس بر اساس نوع هزينه، مبلغ مربوطه را در قسمت بدهكار يا بستانكار وارد كنيد.
تأييد اسناد:
كليه اسناد و رسيدها بايد به امضاي تنخواه دار و مدير حسابداري برسد تا صحت آنها تأييد شود. اين مراحل به سازمان ها در حفظ كنترل دقيق بر هزينه هاي جزئي و افزايش فرآيندهاي مالي خود كمك مي كند.
اهداف تنخواه گردان حسابداري
تنخواه گردان حسابداري به عنوان يك ابزار مالي در سازمان ها عمل مي كند و اهداف مختلفي را دنبال مي كند كه فرآيندهاي مالي را بهبود مي بخشد و بار اداري را كاهش مي دهد. اهداف مهم تنخواه گردان شامل موارد زير است:
تسهيل در پرداخت هزينه هاي سريع :
يكي از اهداف اصلي استفاده از تنخواه گردان، ساده كردن پرداخت هزينه هاي جزئي و فوري است. اين سيستم كارمندان را قادر مي سازد تا بدون نياز به تاييديه هاي طولاني، پرداخت هاي لازم را به سرعت انجام دهند.
كاهش حجم عمليات حسابداري:
استفاده از يك تنخواه گردان حجم كار مرتبط با وظايف مالي و اداري را كاهش مي دهد. اين كاهش فرآيندهاي حسابداري را ساده مي كند و زمان لازم براي پردازش پرداخت را كوتاه مي كند.
كنترل وجوه نقدي:
تنخواه گردان به سازمان ها در دستيابي به نظارت و مديريت بهتر منابع نقدي خود كمك مي كند. اين كنترل امكان مديريت كارآمد هزينه هاي جزئي و روزانه را فراهم مي كند و در نتيجه از مسائل مالي احتمالي جلوگيري مي كند.
افزايش انعطاف پذيري مالي:
تنخواه گردان سازمان ها را قادر مي سازد تا با سرعت بيشتري به نيازهاي مالي پاسخ دهند و هزينه ها را در مواقع اضطراري يا زماني كه دسترسي به منابع بانكي محدود است پوشش دهند.
مديريت ريسك:
استفاده از تنخواه گردان به سازمان ها در مديريت بهتر ريسك هاي مالي كمك مي كند و به آنها امكان مي دهد در صورت بروز مشكلات مالي از اين منابع براي پوشش هزينه هاي ضروري استفاده كنند.
اين اهداف بر اهميت تنخواه گردان در بهبود كارايي مالي و اداري سازمان ها و تسهيل اجراي موثر فرآيندهاي مالي تاكيد مي كند.
جمع بندي
تنخواه گردان حسابداري به عنوان يك ابزار مالي موثر در سازمان ها عمل مي كند و مديريت هزينه هاي جزئي و روزانه را تسهيل مي كند. اين سيستم كاركنان را قادر مي‌سازد تا بدون نياز به تاييد طولاني‌مدت هزينه‌هاي ضروري را به سرعت پوشش دهند و در نتيجه از اتلاف زمان در فرآيندهاي اداري جلوگيري كنند. به طور معمول، تنخواه گردان توسط يك تنخواه نظارت مي شود كه مسئول جمع آوري اسناد و فاكتورها، ثبت هزينه ها و تهيه گزارش هاي مالي است.
اهداف اصلي تنخواه گردان شامل كنترل وجوه نقدي، كاهش حجم عمليات حسابداري و افزايش انعطاف پذيري مالي است. با استفاده از پول نقد، سازمان ها مي توانند نظارت دقيقي بر مخارج خود داشته باشند و همزمان كارايي را از طريق فرآيندهاي مالي ساده بهبود بخشند. در نهايت، ثبت دقيق سند هاي تنخواه و پايبندي به اصول مالي به حفظ نظم و دقت در حسابداري كمك مي‌كند و امكان بررسي و تجزيه و تحليل مؤثر هزينه‌ها را فراهم مي‌كند.
برچسب: ،